Anwenderbericht: SAP Analytics Cloud (SAC) : SAP BW-Umstellung bei Elektrotechnik-Konzern Bender

Das Berichtswesen ist für viele Abteilungen eines Unternehmens nicht nur nützliches Hilfsmittel, sondern ermöglicht auch Transparenz, verschafft einen Überblick über aktuelle Geschäftsbelange und dient immer auch zur Entscheidungsfindung. Berichte zu erstellen und für die entsprechenden Bereiche aufzubereiten, ist aber gerade für große Betriebe eine Herausforderung.

Agieren unterschiedliche Firmenbereiche über mehrere Länder hinweg oder weltweit, so ist schon das Sammeln aller Daten vor der Berichterstattung komplex und zeitaufwendig. Ein einheitliches Analytics-System hilft dabei, genau diese Aufgaben zu meistern, den gesamten Firmenkomplex mit einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur auszustatten und Arbeitsprozesse zu optimieren. So auch beim global agierenden Unternehmen Bender, das elektrische Anlagen mit seinen Lösungen intelligent und sicherer machen möchte.

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Mit mehr als 1.350 Mitarbeitern an 16 unterschiedlichen Standorten, setzt Bender schon seit 20 Jahren auf SAP als Unternehmenssoftware. Bislang sind noch nicht alle Tochtergesellschaften in die SAP-Unternehmenswelt angebunden, was sich jedoch mit der Einführung eines neuen Business Intelligence Systems ändern soll. Wunsch und Ziel war es, die Tochtergesellschaften im Reporting zu integrieren, um den Konzern über die Kennzahlen gesamtheitlich abzubilden.

Durch den Einsatz eines Analytics-Systems sollte eine zukünftig global einheitliche Berichterstattung etabliert werden, selbst wenn die Daten anfangs aus verschiedenen Quellen, einschließlich Non-SAP-Systemen, stammten. Besonders wichtig war die Beseitigung früherer Hürden: keine Möglichkeit eigenständig im System zu arbeiten sowie lange Wartezeiten bei der Ticketbearbeitung durch den alten Dienstleister. Change Requests dauerten teilweise mehrere Monate. Ein weiteres Argument für ein neues System war die Abkündigung der SAP des BEx Analyzer, SAP Design Studio und SAP Lumira. Viele Gründe für den Elektrotechnologie-Konzern, sich ab Ende 2021 neu zu orientieren.

Der neue Wunschpartner war schnell gefunden. Da Bender zuvor schon bei anderen SAP-Projekten erfolgreich mit FIS zusammengearbeitet hatte, vertrauten die Verantwortlichen auch bei ihrer BW-Umstellung auf den unterfränkischen Dienstleister für passgenaue SAP-Lösungen.

Bender stand vor der Entscheidung, ob das Backend-System als Cloud-Lösung implementiert werden sollte, das allerdings noch nicht den vollen technischen Funktionsumfang eines seit über 20 Jahren gereiften SAP BW Systems aufweist. Oder ob man auf ein technisch voll ausgereiftes und bewährtes On-Premises-System setzt, das für die nächsten Jahre die kostengünstigste Lösung für Bender darstellt. Der größte Vorteil war, dass die Nutzung von Standard-Extraktoren des SAP ERP-Systems möglich ist, was die Integration in das SAP BW System im Vergleich zu anderen Data Warehouse Systemen vereinfacht.

„Da die Kollegen und Kolleginnen von Bender schon aus ihrer vorangegangenen Arbeit mit der Handhabung von Queries vertraut waren, lag es nahe, weiter auf bewährte Herangehensweisen zu setzen“, bestätigt Martin Kreitlein, Senior Consultant SAP BI bei FIS, weshalb sich das Projektteam im Frontend für die SAP Analytics Cloud (SAC) als neue SAP-Reporting- und Planungslösung entschied. „Gerade von der Kombination aus Reporting- und Planungsfunktion versprachen wir uns viel. Reportings waren auch schon mit dem alten System möglich, aber planen konnten wir bislang nicht. Das sollte sich nun ändern“, ergänzt Rosa Errico-Ott, Controller/Business Intelligence Analyst bei Bender.

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So wurde 2022 zum Jahr der SAP BW-Umstellung: Im Frühjahr trafen sich die Verantwortlichen beider Projektpartner zum ersten Workshop, um den Aufbau der Vertriebsplanung im neuen System zu erarbeiten. Zwei Monate arbeitete das Bender-Team an der Vertriebs- und Kostenstellenplanung, bevor für weitere drei Monate Key-User hinzukamen, beispielsweise Kollegen aus den weiteren Fachbereichen wie Vertrieb und Controlling. Anschließend stellte das Projektteam die Lösung in einer Einführungsveranstaltung allen künftigen Usern – weltweit 100 Mitarbeiter – vor.

„Vor allem für diejenigen, die bislang noch mit Excel gearbeitet haben, war die neue Software völliges Neuland. Die Möglichkeiten waren groß, der Respekt vor der Bedienung aber ebenfalls“, berichtet Nastassja Lang, SAP Inhouse Consultant BI bei Bender. Da sich alle Verantwortlichen bewusst waren, dass die Veränderung von bewährten auf neue Arbeitsweisen und die Einarbeitung in die neue Technik Zeit brauchen, wurde die Planung in der SAP Analytics Cloud bereits im Jahr vor der eigentlichen Einführung im S/4System durchgeführt.

Im Dezember 2022 stand dann die SAP S/4HANA-Migration an. Die Zeit konnte gut genutzt werden, um Schulungen durchzuführen, sich mit der Technik vertraut zu machen und Prozesse zu verbessern. Im darauffolgenden Jahr 2023 wurde das System weiter ausgebaut und um weitere Module wie das HR-Reporting und Qualitätsmanagement in der Berichterstattung erweitert.

Mit diesem schrittweisen Übergangsprozess und der sukzessiven User-Hinzunahme gelang es, das intuitive System erfolgreich bei allen Mitarbeitern einzuführen, sodass nun die Hoheit über das Business Warehouse bei Bender selbst liegt. Das gewünschte eigenständige Arbeiten wurde nun möglich – sowohl im Front- als auch im Backend. So können im Backend nun beispielsweise einzelne Felder inhouse angelegt werden: „Fehlte mir bei einer tabellarischen Auswertung für den Sales-Bereich eine Dimension, etwa das Land eines Kunden, musste ich früher eine Anforderung an den Dienstleister stellen, der leider häufig Wochen für die Bearbeitung gebraucht hat – jetzt fügen wir eigenständig im Backend das Feld 'Land' hinzu. Eine enorme Arbeitserleichterung und deutliche Zeitersparnis für uns“, erklärt Errico-Ott. Auch im Frontend sind die Vorteile direkt ersichtlich: Während mit dem alten System nur einfache Auswertungen möglich waren, können jetzt bedarfsgerechte Grafiken, Diagramme oder Landkarten selbst erstellt werden.

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Zu den konkreten Vorteilen sowohl im Front- als auch im Backend gehört, dass sich die Arbeitsweise des gesamten Teams enorm weiterentwickelt hat. Während das alte BW-System sehr starr war und Bender nur Zugriff auf das Frontend hatte, aber für alles Weitere auf den Dienstleister angewiesen war, erleichtert das neue System die Arbeit deutlich. Die zuständigen Mitarbeiter im Elektrotechnologie-Konzern können nicht nur wie oben beschrieben im Back- und Frontend arbeiten und beispielsweise täglich Arbeitsmappen mit aktuellen Daten versenden, sondern können neue User selbstständig anlegen und in die neue Oberfläche einweisen. „Das neue System funktioniert intuitiv und sehr benutzerfreundlich, was vor allem an diversen Filter- und Darstellungsmöglichkeiten liegt“, beschreibt Errico-Ott die Einweisung neuer Kollegen und Kolleginnen.

Dass diesem selbstständigen Arbeiten mit dem neuen System viel Engagement, Wissenstransfer und Abstimmung vorangegangen ist, beschreiben beide Projektpartner. Während von Bender das Know-how, die Flexibilität und das gegenseitige Verständnis betont wird, lobt Kreitlein den Einsatz sowie den Ehrgeiz der Team-Kolleginnen von Bender, möglichst selbstständig mit dem neuen System arbeiten zu können: „Die Leistung der beiden Kolleginnen kann gar nicht hoch genug gelobt werden. Die Schulungen der Anwender, die Adaption an das Bender Corporate Design sowie das fachliche Wissen und das Engagement, sich so gut in die neue Technik einzuarbeiten – diese Leistung ist schon außergewöhnlich und war entscheidend für unsere erfolgreiche Zusammenarbeit.“

Lang teilt die Anerkennung: „Ohne die fachliche Kompetenz unseres Partners und dem Wissen, dass wir uns jederzeit mit allen Fragen an sie wenden dürfen, hätten wir uns aber nicht so intensiv mit der Materie auseinandersetzen können. Gemeinsam für jedes aufkommende Problem eine Lösung zu finden, war für uns nicht nur lehrreich, sondern hat uns gleichzeitig ein sehr gutes Gefühl gegeben.“