smart INVOICE : BASF automatisiert die Rechnungsverarbeitung weltweit in der Cloud

Insiders Technologies, Anbieter von Software für intelligente Prozessautomatisierung, hat für das Unternehmen BASF weltweit die Lösung smart INVOICE eingeführt. Damit konnte der Chemiekonzern den Purchase-to-Pay(P2P)-Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung deutlich stärker automatisieren und seine Qualität weiter steigern. Insgesamt konnte durch die Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz die Verarbeitungszeit von Rechnungen mehr als halbiert und Aufwand im Umfang von 40 Vollzeitäquivalenten (FTE) eingespart werden.

Jedes Jahr erreichen die BASF rund 3,5 Millionen Dokumente mit einem Gesamtumfang von etwa 10 Millionen Seiten aus mehr als 80 Ländern. Eine umfangreiche Sondierung des Marktes führte das Unternehmen zur Lösung smart INVOICE von Insiders Technologies als Cloud Service. Bei der Auswahl war es BASF wichtig, modernste KI für eine bestmögliche Datenextraktion zu nutzen und mit Cloud Services einen schnellen Roll-out sowie eine einfache Skalierung zu ermöglichen. Ferner war eine möglichst vollständig automatisierte und detaillierte Beleglesung und -validierung gefordert für eine ganzheitliche Steigerung des Automatisierungsgrads über die gesamte Prozesskette hinweg.

„Unser Prozess war vom Ablauf her bereits weitgehend optimiert. Uns war deshalb klar, dass wir für die weitere Steigerung der Effizienz auf neue Technologien aus dem Feld der Künstlichen Intelligenz setzen müssen, um mehr Automatisierung zu erreichen. Die intelligenten Cloud Services von Insiders Technologies und speziell smart INVOICE für die Rechnungsverarbeitung haben uns schnell mit ihrem innovativen Konzept und besten Leistungen überzeugt“, erläutert Rita Lampasona-Hornung, Head of Accounts Payable EMEA bei BASF, die Anforderungen an die neue Lösung.

Mit Blick auf den Jahresabschlusstermin mussten Konzeption, Planung, Umsetzung und der globale Rollout der Insiders-Lösung innerhalb von nur zehn Monaten vollständig abgeschlossen werden. Heute arbeiten bei BASF rund 400 Angestellte in den drei Service Hubs Centern weltweit mit der Lösung. Die Beleglesung wurde in Umfang und Qualität der Daten deutlich verbessert, was sich in einem hohen Anteil an vollständig automatisiert gelesenen und verifizierten Daten niederschlägt. Die hohe Qualität führt ferner zu einem deutlich verbesserten Anteil an Belegen mit Dunkelverarbeitung in SAP. Über das in die Lösung integrierte Business-Analytics-Tool smart ACT kann BASF umfangreiche Nutzungsdaten der Lösung in verschiedenen Detailtiefen auswerten und so datengetrieben den gesamten Prozess kontinuierlich verbessern.