Robotic Process Automation : Kollege Bot, bitte übernehmen Sie!

Kosteneffizienz, Entlastung von Fachkräften, eine rasche Reaktion auf sich wandelnde Kunden-Anforderungen sowie eine optimierte Ressourcen-Planung – es gibt viele Gründe, den Automatisierungsgrad in Produktionsbetrieben zu erhöhen. Hierbei setzen immer mehr Betriebe auf Robotic Process Automation (RPA), zu Deutsch robotergestützte Prozessautomatisierung. Dabei handelt es sich – einfach ausgedrückt – um Software-Roboter beziehungsweise Bots, die standardisierte Aufgaben erledigen und so die Produktivität und Genauigkeit von Geschäftsprozessen steigern.

Die Technologie basiert unter anderem auf Optical Character Recognition (OCR) oder Machine Learning. Ziel ist es, sich wiederholende, zeit- und ressourcenintensive, fehleranfällige Prozesse sowie Geschäftsabläufe mit großen Datenmengen zu automatisieren, die zuvor teilweise oder zu Gänze manuell erledigt werden mussten. Die typischen Probleme, die dadurch gelöst werden, sind etwa, dass MitarbeiterInnen weniger Zeit für Routinetätigkeiten aufwenden müssen und sich stattdessen wertschöpfenden Aufgaben widmen können, wie etwa der Qualitätssteigerung oder Produktionsoptimierung. Da die Bots auch nachts und ohne Pause arbeiten können, ist die Zeitersparnis umso höher. Zudem wird die Fehlerquote, die bei manuell getätigten Vorgängen besteht, erheblich reduziert. Hinzu kommt eine verbesserte Einhaltung von Vorschriften und Standards. Nahezu alle Prozesse, die nach definierten Standards oder Kriterien immer wieder und stets nach demselben Schema ablaufen, lassen sich automatisieren. Dazu gehören aber nicht nur typische „Bürotätigkeiten“, sondern auch Prozesse in der Logistik oder in der Produktion. Dabei werden Daten aus verschiedenen Quellen genutzt, etwa aus Fertigungssteuerungs-Systemen, ERP, Wartungs- und Qualitätsdatenbanken und von Maschinen.

Die Durchführung von RPA-Projekten unterscheidet sich von herkömmlichen Softwareentwicklungs-Projekten hauptsächlich durch ihre Kürze. Ganz wichtig bei der Umsetzung sind die Schnelligkeit und die Genauigkeit. Automatisierung wird sehr oft mit Ersparnis gleichgesetzt, weshalb auch der Aufwand für die Entwicklung in eine Return-of-Investment-Rechnung mit einkalkuliert wird. RPA hat den Vorteil, dass der Roboter wie ein Mensch und oft nicht-invasiv über die Oberfläche oder bestehende APIs arbeitet. Es sind keine neuen Programmierungen oder Schnittstellen notwendig. Dadurch muss man an den Zielsystemen nichts verändern. Man kann somit in relativ kurzer Zeit viel ausprobieren, ohne die gesamte Firmen-IT auf den Kopf zu stellen. Außerdem fallen vergleichsweise geringe Investitionskosten an, die sich bereits innerhalb von Wochen oder Tagen rechnen. In der Regel wird zunächst ein Funktionsprototyp erstellt, um anhand eines beispielhaften Vorgangs den konkreten Nutzen von RPA zu evaluieren.

Entscheidend bei der Umsetzung von RPA-Projekten ist vor allem, wer dabei involviert wird, denn es handelt sich hierbei keineswegs um ein Thema, das rein in der IT-Abteilung zu verorten ist. Wichtig ist zunächst, dass Automatisierungs-TechnikerInnen mit allen Fachabteilungen sprechen. Denn die jeweiligen MitarbeiterInnen verfügen über spezialisiertes Wissen und können daher am besten dabei helfen, Automatisierungspotenziale aufzuspüren. Anschließend werden sukzessive alle Prozesse untersucht, die optimierbar sind: Sie werden analysiert, optimiert und mithilfe der Bots automatisiert. Atos beispielsweise entwickelt die virtuellen KollegInnen für eine Reihe von Unternehmen aus den verschiedensten Wirtschaftszweigen auf Basis der RPA-Plattform UiPath.

In Summe gewinnen Unternehmen und ihre Belegschaft durch den Einsatz von Robotic Process Automation also deutlich mehr Zeit und sparen finanzielle Mittel, um an Innovationen zu arbeiten und ihr Business voranzutreiben, weil sie nicht mehr von mühsamen, intellektuell anspruchslosen Prozessen ausgebremst werden. Sie hilft zudem, die Motivation von Fachkräften zu steigern, weil sie mehr Zeit für ihrer Qualifikation entsprechende Tätigkeiten gewinnen, und trägt somit indirekt zur Weiterentwicklung des Geschäfts von Unternehmen bei.